Registro de Jornada en Centralita Virtual IberPBX

Registro de Jornada con Centralita Virtual IberPBX
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El Registro de Jornada es un requisito legal.

El pasado mes de marzo se aprobó el Real Decreto-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, donde en su artículo 10 se incluye una modificación del Estatuto de los Trabajadores que establece el Registro de Jornada en los siguientes términos:

• “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”

• “se organizará y documentará este registro de jornada“

• “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”

Aquí puedes consultar este Real Decreto Ley https://www.boe.es/boe/dias/2019/03/12/pdfs/BOE-A-2019-3481.pdf . Además, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social ha publicado la Guía sobre el Registro de Jornada que puede consultar aquí y que le resolverá algunas dudas.

El Registro horario en Centralita Virtual IberPBX

Registro de Jornada. Imagen de  Max Pixel

En estas semanas han sido frecuentes las consultas de clientes que disponen de nuestros servicios de Internet, VPN, Centralita Virtual IberPBX y otros servicios de Valor Añadido, preocupados acerca de esta novedad legislativa, de su cumplimiento y de si aportábamos una solución al respecto.

Los puntos comunes de todas estas consultas han sido:

1. encontrar un sistema que permitiera el cumplimiento de este requisito legal,

2. que no hiciera más complicado el día a día ni de los trabajadores ni del personal de administración,

3. que no suponga un riesgo en accesos no autorizados a la red informática de la empresa,

4. no perder el control de información comprometida de datos de los trabajadores, ubicación, etc y que tienen un tratamiento especial en el RGPD.

Con este punto de partida hemos desarrollado nuestro sistema de Registro de Jornada y que tiene la ventaja de que se integra en Centralita Virtual IberPBX, la información está en un entorno muy controlado, no hay que comprar, poner o mantener aparatos en las dependencias, sencillo de usar y da cumplimiento al requisito legal del Registro de Jornada.

La principal ventaja: la seguridad

La principal ventaja que aporta es que no se requiere añadir dispositivos en la red local de la empresa o sus delegaciones. Estamos acostumbrados a tener al día los elementos de seguridad de la parte puramente informática de la red, sin embargo cada día más cosas se conectan en lo que llamamos el Internet de las Cosas IoT sin que tengamos garantías de que las vulnerabilidades de seguridad que afloran vayan a ser tratadas adecuadamente.

¿Le suena haber actualizado el software de su smarttv, su reloj inteligente o su cámara de seguridad que puede ver desde desde su teléfono móvil? ¿Creemos que sólo Windows y el antivirus de su portátil debe actualizarse? Debemos asegurarnos de que cualquier dispositivo conectado a la red local (cableada o WIFI) de la empresa se actualizará regularmente para salvar las vulnerabilidades de seguridad. Si quiere dedique unos minutos a leer lo que nos dice Kasperskyhttp:// https://www.kaspersky.es/blog/internet-of-vulnerabilities/14897/ y https://www.kaspersky.es/blog/attack-on-dyn-explained/9420/

¿Cómo Funciona el Registro de Jornada en Centralita Virtual IberPBX?

Nuestro sistema de fichaje está basado en llamadas telefónicas, no consiste en ninguna APP ni en dispositivos conectados a la red de la empresa.

El trabajador podrá fichar desde las extensiones de la Centralita Virtual IberPBX o desde un teléfono móvil realizando una llamada a un número privado, deberá teclear su número PIN (número de identificación personal) y si se trata de un registro de entrada o salida, el sistema validará y confirmará que el registro ha sido correcto y hace un colgado automático.

Cuando se realiza desde un teléfono móvil, el sistema reconocerá el número móvil, colgará la llamada de forma previa al descolgado y será el sistema el que realice la llamada a ese móvil, de tal forma que si la llamada se realiza desde un móvil particular no suponga consumo y gasto para ese trabajador

Adicionalmente existe un panel de administración del sistema de Registro de Jornada en la que se pueden consultar los registros de entrada y salida, resolver alguna incidencia (p.ej. si por algún motivo el trabajador no ha podido realizar su registro), así como exportar los datos si es necesario.

Preguntas Frecuentes acerca del Registro de Jornada

Registro de Jornada IberPBX

Servicio para el cumplimiento del Registro de Jornada

Entrada en vigor, tiempo de adaptación y sanciones del Registro de Jornada

Entrada en vigor, tiempo de adaptación y sanciones

BOE Registro de Jornada La entrada en vigor de este requisito legal es el 12 de Mayo de 2019 sin que en el RD figuraran tiempos de adaptación mas allá de esta fecha. si bien han aparecido informaciones en medios donde dirigentes del Ministerio afirmaban que ante la dificultad de adaptación aquellas empresas que no lo tengan implementado pero que demuestren «estar en ello» no serán sancionadas. http://prensa.empleo.gob.es/WebPrensa/noticias/laboral/detalle/3530 Si no se ha hecho el mínimo esfuerzo demostrable como puede ser disponer de un presupuesto, las sanciones pueden sobrepasar los 6000 euros. ¡Aún no tienes decidido que sistema usar? Hay que tener muy presente todo lo relativo a la protección de datos, tener datos excesivos también puede ser un motivo para ser sancionado por la AEPD, los importes de estas sanciones son muy importantes.

Actualización 13.05.2019 Guía práctica del Registro de Jornada

El Ministerio de Trabajo publica una Guía sobre el Registro de Jornada. Aunque no despeja todas las dudas, es interesante su lectura y comprensión, consúltela aquí.

Actualización 23.05.2019 Criterio Técnico sobre la actuación en materia de Registro de Jornada de la Inspección de Trabajo.

Aparecido en prensa información relevante acerca de los criterios que aplicará la inspección en las empresas. Da respuesta a algunas cuestiones interesantes. Consulte este contenido https://cincodias.elpais.com/cincodias/2019/05/22/midinero/1558533177_498925.html
¿Cómo justifico que el trabajador está conforme con el Registro de Jornada?

¿Cómo justifico que el trabajador está conforme con el Registro de Jornada?

Conforme del trabajadorAún hay poca información al respecto, aportamos dos cosas:
a) el trabajador puede acceder a su información, por lo que a la hora de la puesta en marcha del servicio o de la contratación laboral, al igual que firman documentos de protección de datos y otras cosas que no son el propio contrato como el conocimiento del régimen interno o uso de espacios comunes, pueden firmar que tienen que acceder y revisar que el horario es correcto y si hay desacuerdo comunicarlo a la empresa
b) ya existe jurisprudencia de que la entrega de la nómina se realice mediante correo electrónico al correo corporativo del trabajador y no es requerida la firma del “recibí”. Entendemos que al registro de jornada le aplica el mismo criterio.

Siempre queda la firma manuscrita del documento PDF descargado con el registro de jornada.

¿Cómo me doy de alta?

¿Cómo me doy de alta?

Contacte con nosotros, y le explicaremos el funcionamiento del servicio. En caso de que esté interesado y acto seguido a la firma del contrato de servicio, personal de Ibersontel contactará para solicitar la información necesaria para dar de alta los usuarios/trabajadores. Todo casi de forma inmediata.

¿Cómo se tratan los datos en lo que se refiere al RGPD?

¿Cómo se tratan los datos en lo que se refiere al RGPD?

En el contrato de alta del servicio de Registro de Jornada figuran las clausulas en lo relativo al tratamiento de datos de carácter personal. En lo que respecta a este servicio Ibersontel se habilita como encargado del tratamiento  para tratar por cuenta de la Empresa Cliente los datos imprescindibles de los trabajadores así como el registro de entrada y salida.

¿Hay que mandar esta información mensualmente a la Seguridad Social?

¿Hay que mandar esta información mensualmente a la Seguridad Social?

No. El registro de Jornada servirá para determinar el número de horas trabajadas en un periodo determinado, sirviendo de información contrastada para la elaboración de las nóminas y seguros sociales.

¿Los datos se pueden modificar?

¿Los datos se pueden modificar?

Durante las semanas que el servicio ha estado en pruebas, ha sido frecuente tener que modificar los datos: se me ha olvidado «salir», no he guardado el numero al que llamar en la agenda y no lo encontraba, no encontraba el teléfono y otras circunstancias sobrevenidas,

Registro de Jornada IberPBX permite la modificación de los datos registrados, el sistema nos pide un motivo y deja constancia de esa modificación.

¿Por qué habláis de la seguridad?

¿Por qué habláis de la seguridad?

Cuidado con lo que conectamos a nuestra LAN. Imagen de Maxpixel.La seguridad en la empresa cada vez es más importante y un incidente de seguridad de la información puede tener graves consecuencias e incluso hacer peligrar la propia supervivencia de la organización.

Poner dispositivos conectados a la red local de la empresa sin que exista una política de seguridad y actualizaciones de ese dispositivo es un riesgo elevado para la empresa, por este motivo no nos hemos decidido por esta solución.

También sabemos de la existencia de aplicaciones incluso gratuitas, ya se sabe aquello de que cuando algo es gratis el producto eres tú, pero es que en este caso ese tú no es el empresario que contrata, ese «tú» son los datos de los trabajadores y eso nuevamente puede hacer peligrar la supervivencia de la organización en caso de que algo quede fuera de control.

Es sabido que en lo que se refiere al alcance el RGPD,  los datos de clientes y usuarios europeos deben estar alojados en servidores localizados en la UE. Si va a poner datos de sus empleados en una APP o una aplicación WEB asesórese antes con un experto en RGPD.

El Servicio Interactivo de Registro de Jornada está alojado en nuestro CPD en Madrid con Certificación TIER III y obviamente el acceso para consulta o descarga de información se realiza en dominio HTTPS

¿Puedo usar la huella dactilar para el Registro de Jornada?

¿Puedo usar la huella dactilar para el Registro de Jornada?

Registro de Jornada mediante huella dactilar. Imagen de MaxpixelTécnicamente no hay ningún inconveniente y sirve perfectamente para cumplir con el requerimiento que acerca del Registro de Jornada efectiva de trabajo nos hace la reforma del Estatuto de los Trabajadores.

Sin embargo, en lo que se refiere a los datos de los trabajadores tenemos que tener en cuenta la Protección de Datos Personales, y ahí la cuestión no es tan clara, o sí, se trata de una información de categoría especial.

Los datos biométricos como la huella dactilar, iris, reconocimiento facial, etc. son datos de una categoría especial y tienen una protección más intensa como pudieran ser los datos referentes a la salud, ideología o religiosos.

Este tipo de registro de accesos estaría bien visto para determinadas zonas de la empresa, p.ej. zona de servidores, o en función de la naturaleza de la actividad de la misma. Si bien y en general serían datos desproporcionados para el objetivo de registro de acceso a actividades «normales» p.ej. registrar la jornada en un punto de venta de golosinas.

Por lo tanto, a día de hoy, consideramos que es excesivo el uso de datos biométricos para el registro de jornada y puede avocar a la empresa a sanciones ante la AEPD.

Le sugerimos que revise esta información de al AEPD https://www.aepd.es/agencia/transparencia/jornadas/common/10-sesion/9-preguntas.pdf

 

 

¿Qué es Registro de Jornada de Ibersontel?

¿Qué es Registro de Jornada de Ibersontel?

El Servicio Interactivo de Registro de Jornada es un Servicio creado y prestado por Ibersontel que puede ir integrado en nuestra Centralita Virtual IberPBX.

El objetivo que busca este Servicio es cumplir fácilmente con el Real Decreto-ley 8/2019 en lo que se refiere al Registro de la Jornada de trabajo.

Pretendemos que sea muy sencillo de gestionar y eficaz, evitando en todo momento que la empresa y/o trabajadores tengan que realizar otro tipo de tareas que sobrecarguen su escaso tiempo.

 

¿Que tengo que hacer para que sea el sistema quien me llame y no tenga que pagar la llamada?

¿Que tengo que hacer para que sea el sistema quien me llame y no tenga que pagar la llamada?

Llamada gratis al teléfono personal. Imagen de Maxprint.

Esta opción es muy útil para que el trabajador no tenga que pagar las llamadas si el registro lo hace desde su teléfono móvil particular. Si ese número de teléfono del trabajador está registrado, al llamar la llamada es rechazada sin llegar a descolgar y en un par de segundos se recibe una llamada de nuestro servicio para que el trabajador se registre.

¿Se puede llevar en papel?

¿Se puede llevar en papel?

Claro que si, la norma no dice nada del sistema a emplear, de momento hay libertad total. Tan solo especifica que el registro permanecerá a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un periodo de 4 años.

Si te interesa en papel, descargarte un modelo muy útil y gratis aqui.

¿Tengo que guardar el Registro de Jornada mensual de cada trabajador?

¿Tengo que guardar el Registro de Jornada mensual de cada trabajador?

Los contratos, nóminas, pagos de esas nóminas las mantiene archivadas y custodiadas. El Registro de Jornada es una información relevante, haz lo mismo y en el mismo soporte.

Registro de Jornada IberPBX permite descargar entre fechas un informe de horas trabajadas por trabajador, creemos que es bueno hacer lo mismo que con el resto de documentos anteriores.

¿Tiene Geolocalización?

¿Tiene Geolocalización?

Geolocalización. Imagen de MaxPixelNuestro servicio incorpora lo imprescindible para cumplir con el marco legal.

Si usted busca que su sistema de Registro de Jornada recoja la geolocalización del trabajador creemos que:

  • Se trata de un dato personal y debe tener previsto su tratamiento dentro de su empresa. Todo se puede hacer pero con límites y la empresa debe tener muy bien definidos esos límites y ser capaz de documentar que no se traspasan.
  • ¿Se trata de otro de esos datos «bonitos» el primer día que luego no hay tiempo de usar para algo útil?

 

¿Tiene permanencia el Servicio Interactivo de Registro de Jornada?

¿Tiene permanencia el Servicio Interactivo de Registro de Jornada?

El Servicio Interactivo de Registro de Jornada no tiene permanencia, cuando quiera darse de baja nos lo dice, descarga su información y nosotros procedemos al borrado completo de la información del servicio.

 

¿Y si llaman muchos usuarios a la vez?

¿Y si llaman muchos usuarios a la vez?

Registro Múltiple. Imagen de MaxPrintA diferencia de un sistema mecánico y otro con dispositivo de huella o similar que hay que hacer cola, Registro de Jornada IberPBX permite varios miles de registros/llamadas por segundo.

¿Le interesa cumplir con la nueva legislación para el Registro de Jornada de trabajo?

Contacte con nosotros.

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