Si eres usuario de Centralita Virtual IberPBX puedes personalizar los distintos tipos de mensajes que ofrece tu centralita a los llamantes, te ofrecemos aquí algunas recomendaciones y textos de ejemplo para locuciones y mensajes.
Tipos de mensajes que puede personalizar en tu centralita
Los mensajes que puede personalizar son los que se refieren al árbol IVR -Respuesta de Voz Interactiva-, mensaje de Bienvenida, mensaje de Fuera de Horario y mensaje de Espera.
Mensaje de IVR
El mensaje de IVR permite ofrecer al llamante distintas alternativas para acceder a un departamento u otro de la organización de forma automatizada y sin intervención humana. Siempre recomendamos que tenga pocas opciones y que la elección del llamante se pueda realizar en muy pocos segundos.
Mensaje de Bienvenida
Este mensaje es el primero que oirá el llamante cuando contacte con tu organización. A continuación proponemos algunos textos que pueden servir de ejemplo para diseñar un mensaje de bienvenida.
- Bienvenido a miempresa. Le rogamos que espere un momento, le atenderemos inmediatamente.
- Gracias por llamar a miempresa, le rogamos que permanezca a la espera, en breve le atenderemos.
- Bienvenidos a miempresa. Distribuidor exclusivo de miarticulo. En breve atenderemos su llamada.
Mensaje Fuera de Horario
Cuando se recibe una llamada y se encuentra fuera del horario laboral, podemos ofrecer unas indicaciones al llamante e incluso dirigirlo a un buzón de voz, estos mensajes puedes recibirlos en la cuenta de correo que nos indiques. A continuación ofrecemos algunos textos de ejemplo que pueden servir de ayuda para elaborar un mensaje fuera de horario.
- Bienvenidos a miempresa. Puede ponerse en contacto personalmente con nosotros de lunes a viernes de 9 a 19 horas. Si desea hacer un pedido o realizar alguna consulta puede enviarnos un correo a info@miempresa.com o dejarnos un mensaje cuando oiga la señal. Por favor no olvide indicarnos sus datos de contacto para que podamos devolverle la llamada. Muchas gracias Hasta pronto.
- Gracias por llamar a miempresa. Lo sentimos, pero en estos momentos nuestras oficinas están cerradas. Puede ponerse personalmente en contacto con nosotros de lunes a viernes de 9 a 19 horas. Si tiene un problema técnico puede dejarnos un mensaje cuando oiga la señal. Nos pondremos rápidamente en contacto con Vd. Muchas gracias por su llamada.
- Ha llamado a miempresa. Lo sentimos, en estos momentos nuestras oficinas están cerradas. Si lo desea, puede dejar un mensaje al oír la señal o enviarnos un correo electrónico a info@miempresa.com. Nos pondremos en contacto con usted en horario laboral. Muchas gracias por su llamada.
Mensaje de Espera
Cuando no es posible atender una llamada entrante rápidamente, debemos ofrecer al llamante información suficiente para que sepa que va a ser atendido lo antes posible. Estos mensajes de espera son bastante importantes ya que evitarán que el cliente cuelgue la llamada y pierdas una posible venta. Creemos adecuado reproducir un mensaje de espera cada 15 segundos aproximadamente. A continuación ofrecemos algunos ejemplos para una locución de mensaje de espera.
- Le rogamos que espere un momento, en breve le atenderemos personalmente.
- Su llamada es importante para nosotros, por eso le rogamos que permanezca en espera. Le atenderemos lo más rápidamente posible.
- Visite miempresa.web encontrará nuestras últimas novedades. Le rogamos que siga a la espera, un agente le atenderá en breve.
- Lo sentimos, pero en estos momentos todos nuestros teléfonos están ocupados. En breve le atenderemos.
Mensaje en Vacaciones
Otras veces llega el momento en el que el horario cambia temporalmente cuando estamos en verano, fiestas o incluso se cierra temporalmente por vacaciones. La primera norma es no dejar una llamada entrante sin información de lo que sucede, por lo que es importante adaptar los Mensajes de Bienvenida ofreciendo una información del nuevo horario o de los días en los que va a estar cerrado además de las alternativas que ofrecemos a nuestro cliente.
Si es que el horario ha cambiado, el mensaje de Bienvenida y Fuera de Horario pueden modificarse incorporando la información del nuevo horario de atención.
En caso de que sea un cierre completo por vacaciones, procederemos a programar temporalmente este mensaje, de forma que se escuchará en los días que se hayan definido.
Esto es importante aunque el cambio sea para un sólo día, algunos ejemplos de este tipo de locuciones son:
- Gracias por llamar a miempresa. Lo sentimos, pero en estos momentos nuestras oficinas están cerradas por vacaciones. Le atenderemos de nuevo el día 15 en nuestro horario habitual. Disculpe las molestias.
- Bienvenido a miempresa. Le informamos que en el mes de agosto nuestras instalaciones permanecerán cerradas por vacaciones, estaremos disponibles de nuevo el día 1 de Septiembre. Disculpe las molestias.
- Ha llamado a miempresa. Lo sentimos, en el día de hoy nuestras oficinas permanecen cerradas por fiesta local. Puede volver a contactar con nosotros mañana en nuestro horario habitual o, si lo prefiere, puede dejarnos un mensaje que atenderemos mañana de forma urgente. Por favor, hable al oir la señal
Esperamos que estos textos de ejemplo para locuciones y mensajes le sirvan de guía para elaborar el panel de mensajes que mejor se adapten a su empresa. Le animamos a configurar el servicio de Centralita Virtual IberPBX con los mensajes que usted decida tantas veces como considere necesario para el mejor funcionamiento de su negocio. Puede remitirnos los mensajes mediante un archivo, wav, mp3 u otros formatos de audio grabados por usted mismo en su teléfono u ordenador, en otro caso puede remitirnos los textos a nuestro Centro de Soporte por las vías de contacto habituales.
